Frågor och svar om Zoom (FAQ)

Behöver man ett konto för att använda Zoom?

Man kan delta i ett möte utan att ha ett konto om man blivit inbjuden och fått en länk. För att starta ett möte själv behöver man dock ha ett x-konto/gus-konto. Båda kategorierna har tillgång till Zoom och kan skapa möten. Gästlärare kan få ett tillfälligt konto i Zoom som de kan skapa möten med.

Behöver man ett x-konto för att logga in på Zoom eller ska man skapa ett nytt Zoom-konto?

Man använder sitt vanliga GU-konto och loggar in via knappen ”Sign in with SSO” i appen. För medarbetare är det x-konto, för studenter gus-konto. Båda kategorierna har tillgång till Zoom och kan skapa möten.

Hur förbereder man studenter för Zoom?

Du kan bjuda in studenterna genom att skicka en Zoom-länk. För att kunna använda alla funktioner i Zoom, t.ex. skapa egna mötesrum, krävs dock att de laddar ner applikationen. Information om hur studenter laddar ner och loggar in i Zoom finns på Studentportalen. Det går även att ladda ner Zoom-applikationen från Zooms webbplats. När detta är gjort kan studenterna logga in i sitt eget mötesrum och undersöka hur Zoom fungerar. Det går även att gå in ett testrum för att pröva ljud och bild.

Det kan vara bra att tipsa studenterna om följande:

• För att undvika rundgång och andra störande ljud är det bra att använda headset. Headsetets mikrofon kommer även att göra det lättare för andra att höra dig. Har du inget headset brukar mobilens hörlurar fungera.
• Det är mer pålitligt att använda en fast nätverkskabel istället för trådlöst, och det minskar risken för hackande ljud och suddig skärm.
• Om du har långsamt nät och internet laggar kan du testa att stänga av din video så sparar du bandbredd.
• Undvik störande bakgrundsljud. Stäng av mikrofonen (mute) när andra håller presentationer – detta gör du genom att klicka på mikrofonsymbolen nere till vänster i bild.
• Använd helst varsin dator.
• Kontrollera vad som syns i din bakgrund, särskilt om du arbetar hemifrån.
• Se över belysningen i rummet, så att du inte har ljuset bakifrån (då syns du mycket sämre i bild).
• Se till att ha rätt namn i Zoom, det underlättar för läraren om hen behöver dela upp er i grupper eller ta närvaro – detta gör du genom att klicka på de tre prickarna i ditt videofönster och välja Rename.

Finns det något sätt att arbeta i mindre grupper i Zoom?

Man kan dela in ett mötesrum i så kallade breakout rooms (grupprum) i Zoom och det är ett utmärkt sätt att variera undervisningen och låta studenterna arbeta i mindre grupper. Läs mer på Zooms hjälpcenter: Managing Breakout Rooms

Kan man fördela studenterna i förväg till de grupprum (breakout rooms) de ska tilldelas?

Om man vill fördela i förväg kan detta antingen göras manuellt eller genom att importera en lista med studenternas mejladresser så som Zoom känner dem, dvs deras "gus-mejladress" som består av studentkonto (gus*) följt av @student.gu.se.

En lista med mejladresser kan antingen fås från kontohanteringssystemet GUSAIDA eller genom att ladda ner en lista från statistikmodulen New analytics i Canvas (en student kan dock ha bytt ut sin mejladress i Canvas).

Mer information: Pre-assigning participants to breakout rooms (Zooms hjälpcenter)

För att det ska fungera måste studenterna vara inloggade när de går in i mötet; därför behöver man kräva "Only authenticated users can join". Det ställer du in när du schemalägger mötet i Zoom.

Två alternativ till att fördela i grupper i förväg kan vara att låta studenterna själva gå in i rätt grupprum (se rubriken nedanför) eller låta en co-teacher hjälpa dig att göra indelningen medan du börjar din undervisning. Eller också låter du studenterna småprata under tiden du gör indelningen.

Kan man låta studenterna själva välja vilket grupprum de vill vara med i?

Det är möjligt att låta deltagarna själva välja vilket grupprum de vill gå med i. Det kan vara användbart både när deltagare ska delas in i förutbestämda grupper och när de ska välja rum efter exempelvis ett särskilt tema.

För att skapa sådana grupprum krävs det att värden är inloggad i appen. Alternativet finns när du skapar rummen och även under ”options” när du skapat rummen. Du som värd kan också lägga till deltagare i grupprum, även efter att du givit deltagarna möjligheten att själva välja. Det gör du genom att öppna fönstret för Breakout Rooms och klicka längst ut till höger på deltagarens rad.

Kan man som lärare delta i grupprummen i Zoom?

Läraren är värd för mötet och kan gå in och ut ur grupprummen och hämta tillbaka studenterna i storgrupp vid behov. Studenterna kan också kalla in läraren i de olika rummen. Om det är flera lärare med och den ena är co-host kan de också gå in och ut ur grupprummen.

Kan studenter själva anordna möten mellan varandra i Zoom?

Om dina studenter ska ha ett möte på egen hand får en i gruppen starta ett möte och bjuda in de övriga. För att vara värd för ett möte måste man vara inloggad. Använd SSO-inloggning och ange domän gu-se om det efterfrågas. Starta Zoom-appen och välj New meeting eller gå till gu-se.zoom.us (nås även via Studentportalen > Digitala verktyg > Zoom) och välj Host – Start a meeting. Bjud in andra studenter till mötet t.ex. genom att sända dem möteslänken via Inbox i Canvas eller direkt inifrån Zoom. Länken hittar du under Invite i mötet. Läs mer: Snabbkurs i Zoom (pdf)

Kan jag ta närvaro via Zoom?

Ja. Du behöver logga in i Zoom på webben och måste vara värd för Zoom. Där väljer du "Reports" i vänstermenyn. Sedan kan du välja mellan "Usage" (som visar vilka som varit med och hur många minuter) och "Meeting" (som visar till exempel resultat på polls). Går att ladda ner som fil också. Om du använder ditt personliga mötesrum och har flera möten efter varandra med olika deltagare bör du ta ut en rapport i slutet av varje möte.

Kan jag se i efterhand vad studenterna svarade på min enkät (poll)?

Ja. Du behöver logga in i zoom på webben. Där väljer du "Reports" i vänstermenyn. Sedan kan du välja mellan "Usage" (som visar vilka som varit med och hur många minuter) och "Meeting" (som visar t.ex. resultat på polls). Går att ladda ner som fil också. OBS: Om enkäten är anonym kan man inte se namnen på deltagarna som svarade.

Kan man försäkra sig om att rätt namn visas i mötet?

För att öka sannolikheten att rätt namn visas i bild kan du kräva "Only authenticated users can join" när du schemalägger mötet i Zoom och slå av möjligheten för deltagarna att byta namn via "Security" inne i mötet. (OBS: Förvarna studenter om att de måste vara inloggade för att kunna delta i Zoom-mötet.) Om du vill kunna bjuda in personer utanför GU (exempelvis gästföreläsare) till mötet, har deltagarna möjlighet att själva ange namn innan de ansluter och du kan därför inte vara säker på att rätt namn visas.

Hur installerar man Zoom-appen på en dator?

De flesta som har en ny GU-dator (så kallad GDA-dator) har fått Zoom-appen installerad automatiskt. Hittar du den inte? Försäkra dig om att du godkänt alla installationer på datorn. Om du, eller t.ex. dina studenter, behöver installera appen manuellt så finns den att ladda ner här: http://gu-se.zoom.us/download

Första gången man går med i ett Zoom-möte blir man uppmanad att installera appen.

Det finns även appar för mobiltelefon och surfplatta. Sök efter Zoom i din app-affär.

Kan flera studenter skriva på samma Whiteboard i Zoom?

Ja, det går bra och kan vara ett kreativt sätt att samarbeta kring samma text och öka känslan av samhörighet! Se instruktion om Whiteboard i Zooms hjälpcenter. Däremot går det inte att redigera i en textruta (förutom att sudda bort den) när man väl har skrivit på Whiteboarden, så om man ska samarbeta kring större texter kan andra alternativ vara bättre.

Vid arbete med Whiteboard i grupprum (breakout room): kom ihåg att spara innan grupprummet stängs, annars förloras innehållet.

Kan jag som lärare stänga av så att studenterna inte syns på bild?

Du kan som förval välja att studenternas kamera inte ska slås på när de går in i mötet. De väljer sedan själva om video ska vara på eller av. Du kan i deltagarlistan stänga av en students video som studenten sedan inte kan aktivera utan din tillåtelse. Du kan också slå av möjligheten för deltagarna att starta sin video via Security inne i mötet.

För att spara bandbredd kan man be deltagarna att stänga av sin video. De bör då ha laddat upp en bild i sin profil så att det ändå framgår vem som döljer sig bakom namnet.

Om några studenter ska presentera – går det att se till så att de syns på storbild för alla?

Om du som värd klickar på de tre prickarna längst upp till höger i en deltagares videoruta kan du där välja Spotlight Video (krävs att det är minst tre deltagare med i mötet och att deltagaren har på sin videokamera). Du kan sätta Spotlight på upp till nio deltagare. Om du har satt Spotlight på mer än en person kan du ta bort Spotlight på alla via View-knappen längst upp till höger i ditt Zoom-fönster. Om du bara satt Spotlight på en person gör du det längst till vänster i deras videoruta.

Kan en lärare spara inspelningar från Zoom där studenter deltar?

Ja, det finns en inspelningsfunktion i Zoom. När du som värd trycker på record-knappen får samtliga deltagare i mötet en fråga om de vill godkänna att de blir inspelade eller om de vill lämna mötet. Dock börjar inspelningen direkt, och även om deltagaren inte godkänner att bli inspelad (och bara låter rutan ligga kvar) så kommer personen ändå att spelas in. Det är därför viktigt att du informerar om att du kommer att spela in mötet innan du trycker på record-knappen.

Tänk på att video- och röstinspelningar utgör personuppgifter och därför måste hanteras i enlighet med GDPR. Läs mer om GDPR och inspelningar (scrolla ner till rubriken "GDPR i samband med inspelningar")

Kan jag ha flera egna mötesrum igång samtidigt i Zoom?

Ja, du kan ha två rum igång samtidigt, förutsatt att du utser en värd i det rum du själv inte deltar i. Du kan också delta i någon annans rum/möte när ditt eget är aktivt. Då måste du gå in i mötet via en länk och inte via knappen Join.

Kan man som deltagare vara med i flera Zoom-möten samtidigt?

Det är möjligt att delta i flera möten samtidigt via Zoom-appen på datorn. Det första mötet går man med i på valfritt sätt. För det andra mötet måste man gå via möteslänken och låta webbläsaren starta upp en ny session av appen. Rent mötesmässigt är det förstås inte helt enkelt att delta i två olika sammanhang samtidigt, och man får vara försiktig så att det inte blir rundgång på ljudet.

Mer information: Join Multiple Meetings Simultaneously on Desktop (Zooms hjälpcenter)

Observera att man inte kan ha igång mer än ett av sina egna mötesrum samtidigt, se föregående fråga.

Jag har hört att man kan använda Zoom för "webinar" och "meeting". Vad är skillnaden?

Funktionen "webinar" används för föredrag. Det passar främst för stora grupper där deltagarna inte behöver interagera eller ens veta om varandra. Deltagarna kan kommunicera via chatt med värden eller genom att ställa frågor i en Q&A (Fråga-Svar). Ofta brukar minst två personer sköta webbinariet, en person som pratar och en som hanterar chat och Q&A. Deltagarna kan inte dela skärm, inte delas upp i breakout rooms, inte aktivera kamera. Värden kan ge deltagare tillåtelse att använda mikrofon. Läs mer om "webinar" på Medarbetarportalen (inloggning krävs)

Funktionen "meeting" (webbmöte) är det som de flesta lärare använder när en lektion förläggs på webben. Den som har hand om mötet bestämmer vilka funktioner som ska aktiveras för deltagarna, exempelvis kamera, mikrofon, skärmdelning, breakout rooms, chat mm.

Mer information: Meeting and Webinar Comparison (Zooms hjälpcenter)

Ska man ha pauser om man har live-streamade föreläsningar?

Ja! Det är viktigt att man har många små pauser/bensträckare eftersom det blir svårt både att prata och att lyssna länge. Du kan också flytta fokus från dig själv och dela upp studenterna i breakout rooms där de diskuterar något som anknyter till det som du har föreläst om.

Kan man vid examination försäkra sig om att deltagarna är de de säger sig vara?

Ja, genom att studenterna startar sin kamera och visar en identitetshandling kan du se att det är rätt person som examineras. Tänk då också på att kameran behöver vara påslagen genom hela examinationen för att säkerställa att det fortsatt är studenten som genomför examinationen. Observera att detta i huvudsak gäller vid muntlig examination. Om du överväger att ha motsvarande en salstentamen på distans behöver ytterligare åtgärder vidtas för att minska risken för orättvisa förutsättningar och för att säkerställa en rättssäker examination, åtgärder som kan vara svåra att hantera. Det är därför bra att så långt det är möjligt använda sig av andra examinationsformer.

Jag vill inte att min föreläsning ska gå att ladda ner från Canvas. Hur ska jag göra?

Ladda upp din inspelning på GU Play och infoga sedan inspelningen i Canvas. Det går inte att helt förhindra någon från att göra kopior av inspelade föreläsningar eftersom den som verkligen vill helt enkelt kan göra en inspelning av skärmen där föreläsningen pågår.

Vad finns det för alternativa videomötesverktyg om Zoom inte kan användas?

Även om Zoom oftast är stabilt och generellt sett har god kapacitet, är det viktigt att känna till de alternativ som finns vid exempelvis en driftstörning. Här är ett alternativ:

• Teams. Anställda och studenter på GU har tillgång till Teams och kan starta ett Teams-möte. Även externa som inte har Teams-app eller Teams-konto kan delta via webbläsare. På Studentportalens sida om E-post och Microsoft 365, under ”Vanliga frågor”, kan studenter läsa mer om hur de kan använda Teams i sina studier.

Hur ser jag föredragshållarvyn när jag visar ett Powerpoint-bildspel i Zoom och endast har en bildskärm?

Starta Zoom-mötet. Starta sedan bildspelet i Powerpoint som då troligen startar som vanligt bildspel i fullskärmsläge. Högerklicka på powerpointbilden och välj "Visa föredragshållarvy". Dra i delarna i vyn så att du ser anteckningarna bra men ändå har så stor visningsbild som möjligt.

Gå tillbaka till Zoom (alt+tab på pc eller kringla+tab på mac) och välj Share screen > Advanced > Portion of screen. Då visas en grön inramning som du anpassar att rymma Powerpoint-bilden du vill visa (i föredragshållarvyn).

Nu kan du se dina anteckningar samtidigt som du bläddrar fram din presentation. Du kan även använda laserpekare och rita i Powerpoint-bilderna med Powerpoints egna verktyg.

Observera att Zoom visar det som ryms inom den gröna ramen oavsett vilket program som ligger främst på din bildskärm. Avsluta därför Screen share i Zoom innan du avslutar bildvisning i Powerpoint.

Ett annat sätt att visa sitt Powerpoint-bildspel är att välja Share screen > Advanced > Powerpoint as Virtual Background. Den aktuella filen behöver då vara stängd, så att du kan öppna den från Zoom. Bilden från din kamera kommer sedan visas framför ditt bildspel och du har möjlighet att förstora och förminska, samt flytta bilden av dig själv i vyn. Powerpoint-kontrollerna för att ta sig framåt och bakåt i bildspelet finns längst ner i fönstret.