Frågor och svar om Zoom (FAQ)

För att snabbare hitta svaret du söker kan det vara till hjälp att söka i webbläsaren (Ctrl-F eller ⌘-F).

Behöver man ett konto för att använda Zoom?

Man kan delta i ett möte utan att ha ett konto om man blivit inbjuden och fått en länk. För att starta ett möte behöver man ett x-konto/gus-konto. Båda kategorierna har tillgång till Zoom och kan skapa möten. Gästlärare kan få ett tillfälligt konto i Zoom som de kan skapa möten med (se beställningsformulär).

Behöver man ett x-konto för att logga in på Zoom eller ska man skapa ett nytt Zoom-konto?

Man använder sitt vanliga GU-konto. För medarbetare är det x-konto, för studenter gus-konto. Båda kategorierna har tillgång till Zoom och kan skapa möten.

Hur förbereder man studenter för Zoom?

Du kan bjuda in studenterna genom att skicka en Zoom-länk. För att kunna använda alla funktioner i Zoom, t.ex. skapa egna mötesrum, krävs dock att de laddar ner applikationen. Information om hur studenter laddar ner och loggar in i Zoom finns på Studentportalen. Det går även att ladda ner Zoom-applikationen från Zooms webbplats. När detta är gjort kan studenterna logga in i sitt eget mötesrum och undersöka hur Zoom fungerar. Det går även att gå in ett testrum för att pröva ljud och bild. Se en kort instruktionsfilm om hur man ställer in ljud och bild

Det kan vara bra att tipsa studenterna om följande:

• För att undvika rundgång och andra störande ljud är det bra att använda headset. Headsetets mikrofon kommer även att göra det lättare för andra att höra dig. Har du inget headset brukar mobilens hörlurar fungera.
• Det är mer pålitligt att använda en fast nätverkskabel istället för trådlöst, och det minskar risken för hackande ljud och suddig skärm.
• Om du har långsamt nät och internet laggar kan du testa att stänga av din video så sparar du bandbredd.
• Undvik störande bakgrundsljud. Stäng av mikrofonen (mute) när andra håller presentationer – detta gör du genom att klicka på mikrofonsymbolen nere till vänster i bild.
• Använd helst varsin dator och sitt helst inte i samma rum som andra under föreläsningen.
• Kontrollera vad som syns i din bakgrund, särskilt om du arbetar hemifrån.
• Se över belysningen i rummet, så att du inte har ljuset bakifrån (då syns du mycket sämre i bild).

Finns det Zoom-webbinarier eller Zoom-caféer som är riktade till studenter?

Nej, det finns inte någon motsvarighet för studenter till de Zoom-webbinarier och -caféer som PIL erbjuder universitetets lärare. Däremot finns det instruktioner om Zoom på Studentportalen dit man som lärare kan hänvisa studenter. Se även svaret på föregående fråga.

Finns det något sätt att arbeta i mindre grupper i Zoom?

Man kan dela in ett mötesrum i så kallade breakout rooms (grupprum) i Zoom och det är ett utmärkt sätt att variera undervisningen och låta studenterna arbeta i mindre grupper. Läs mer på Zooms hjälpcenter: Managing Breakout Rooms

Kan man fördela studenterna i förväg till de grupprum (breakout rooms) de ska tilldelas?

Om man vill fördela i förväg kan detta antingen göras manuellt eller genom att importera en lista med studenternas mejladresser så som Zoom känner dem, dvs deras "gus-mejladress" som består av studentkonto (gus*) följt av @student.gu.se.

En lista med mejladresser kan antingen fås från kontohanteringssystemet GUSAIDA eller genom att ladda ner en lista från statistikmodulen New analytics i Canvas (en student kan dock ha bytt ut sin mejladress i Canvas).

Mer information: Pre-assigning participants to breakout rooms (Zooms hjälpcenter)

För att det ska fungera måste studenterna vara inloggade när de går in i mötet; därför behöver man kräva "Only authenticated users can join".

Ett alternativ till att fördela i grupper i förväg kan vara att en co-teacher hjälper dig att göra indelningen medan du börjar din undervisning, eller också låter du studenterna småprata under tiden du gör indelningen. Glöm inte att studenterna kanske saknar sociala mötestillfällen och kan uppskatta en stund att umgås.

Kan man som lärare delta i grupprummen i Zoom?

Läraren är värd för mötet och kan gå in och ut ur grupprummen och hämta tillbaka studenterna i storgrupp vid behov. Studenterna kan också kalla in läraren i de olika rummen. 

Kan studenter själva anordna möten mellan varandra i Zoom?

Om dina studenter ska ha ett möte på egen hand får en i gruppen starta ett möte och bjuda in de övriga. Starta Zoom-appen och välj New meeting eller gå till gu-se.zoom.us (nås även via Studentportalen > Tjänster & Verktyg > Zoom) och välj Host – Start a meeting. För att vara värd för ett möte måste man vara inloggad. Använd SSO-inloggning och ange domän gu-se om det efterfrågas. Bjud in andra studenter till mötet t.ex. genom att sända dem möteslänken via Inbox i Canvas eller direkt inifrån Zoom. Länken hittar du under Invite i mötet. Läs mer: Snabbkurs i Zoom (pdf)

Kan jag ta närvaro via Zoom?

Ja. Du behöver logga in i Zoom på webben och måste vara värd för Zoom. Där väljer du "Reports" i vänstermenyn. Sedan kan du välja mellan "Usage" (som visar vilka som varit med och hur många minuter) och "Meeting" (som visar till exempel resultat på polls). Går att ladda ner som fil också. Om du använder ditt personliga mötesrum och har flera möten efter varandra med olika deltagare bör du ta ut en rapport i slutet av varje möte.

Om mötet skapades via Zoom i Canvas når man rapporten direkt i Canvas under Previous meetings.

Kan jag se i efterhand vad studenterna svarade på min enkät (poll)?

Ja. Du behöver logga in i zoom på webben. Där väljer du "Reports" i vänstermenyn. Sedan kan du välja mellan "Usage" (som visar vilka som varit med och hur många minuter) och "Meeting" (som visar t.ex. resultat på polls). Går att ladda ner som fil också. OBS: Om enkäten är anonym kan man inte se namnen på deltagarna som svarade.

Om mötet skapades via Zoom i Canvas når man rapporten direkt i Canvas under Previous meetings.

Kan man försäkra sig om att rätt namn visas i mötet?

Nej, det går inte att helt säkerställa att rätt namn visas i mötet, eftersom varje deltagare har möjlighet att själv ändra sitt namn. Genom att uppmana deltagare att använda Zoom-applikationen samt logga in med sitt GU-konto ökar dock sannolikheten att rätt namn visas och deltagarna måste då göra ett aktivt val att ändra namn. Det går också att stänga möjligheten att ändra namn inne i mötet via deltagarlistan och knappen More. Ett sätt att minska risken för att oönskade personer ansluter till ett möte är att endast göra mötet tillgängligt för personer inom organisationen och rimligtvis minskar härmed också risken att personer ändrar sina namn. Om externa personer ska ansluta till mötet, exempelvis gästföreläsare, är det inte möjligt att göra enligt ovan utan då behöver mötet vara öppet för personer utanför organisationen.

Hur installerar man Zoom-appen på en dator?

De flesta som har en ny GU-dator (så kallad GDA-dator) har fått Zoom-appen installerad automatiskt. Hittar du den inte? Försäkra dig om att du godkänt alla installationer på datorn. Om du, eller t.ex. dina studenter, behöver installera appen manuellt så finns den att ladda ner här: http://gu-se.zoom.us/download

Första gången man går med i ett Zoom-möte blir man uppmanad att installera appen.

Det finns även appar för mobiltelefon och surfplatta. Sök efter Zoom i din app-affär.

Kan flera studenter skriva på samma Whiteboard i Zoom?

Ja, det går bra och kan vara ett kreativt sätt att samarbeta kring samma text och öka känslan av samhörighet! Se instruktion om Whiteboard i Zooms hjälpcenter

Vid arbete med Whiteboard i grupprum (breakout room): kom ihåg att spara innan grupprummet stängs, annars förloras innehållet.

Kan jag som lärare stänga av så att studenterna inte syns på bild?

Du kan som förval välja att studenternas kamera inte ska slås på när de går in i mötet. De väljer sedan själva om video ska vara på eller av. Du kan i deltagarlistan stänga av en students video som studenten sedan inte kan aktivera utan din tillåtelse.

För att spara bandbredd kan man be deltagarna att stänga av sin video. De bör då ha laddat upp en bild i sin profil så att det ändå framgår vem som döljer sig bakom namnet.

Kan en lärare spara inspelningar från Zoom där studenter deltar?

Ja, det finns en inspelningsfunktion i Zoom. När du som värd trycker på record-knappen får samtliga deltagare i mötet en fråga om de vill godkänna att de blir inspelade eller om de vill lämna mötet. Tänk på att video- och röstinspelningar utgör personuppgifter och därför måste hanteras i enlighet med GDPR. Läs mer om GDPR och inspelningar (scrolla ner till rubriken "GDPR och dataskydd")

Kan jag ha flera egna mötesrum igång samtidigt i Zoom?

Bara ett av dina mötesrum (meeting ID) kan vara aktivt åt gången.

Du kan inte låta någon annan använda ett av dina rum samtidigt som du själv använder ett annat av dina rum.

Om någon annan använder något av dina rum kan du ändå själv samtidigt delta i någon annans mötesrum.

(Med "dina mötesrum" avses dels ditt personliga rum, dels rum du skapat för olika ändamål.)

Kan man som deltagare vara med i flera Zoom-möten samtidigt?

Det är möjligt att delta i flera möten samtidigt via Zoom-appen på datorn. Det första mötet går man med i på valfritt sätt. För det andra mötet måste man gå via möteslänken och låta webbläsaren starta upp en ny session av appen. Rent mötesmässigt är det förstås inte helt enkelt att delta i två olika sammanhang samtidigt.

Mer information: Join Multiple Meetings Simultaneously on Desktop (Zooms hjälpcenter)

Observera att man kan inte ha igång mer än ett av sina egna mötesrum samtidigt, se föregående fråga.

Jag har hört att man kan använda Zoom för "webinar" och "meeting". Vad är skillnaden?

Funktionen "webinar" används för föredrag. Det passar främst för stora grupper där deltagarna inte behöver interagera eller ens veta om varandra. Deltagarna kan kommunicera via chatt med värden eller genom att ställa frågor i en Q&A (Fråga-Svar). Ofta brukar minst två personer sköta webbinariet, en person som pratar och en som hanterar chat och Q&A. Deltagarna kan inte dela skärm, inte delas upp i breakout rooms, inte aktivera kamera. Värden kan ge deltagare tillåtelse att använda mikrofon. I dagsläget finns ett fåtal licenser för "webinar", kontakta Helpdesk (support@gu.se) om du önskar veta mer.

Funktionen "meeting" (webbmöte) är det som de flesta lärare använder när en lektion förläggs på webben. Den som har hand om mötet bestämmer vilka funktioner som ska aktiveras för deltagarna, exempelvis kamera, mikrofon, skärmdelning, breakout rooms, chat mm.

Mer information: Meeting and Webinar Comparison (Zooms hjälpcenter)

Ska man ha pauser om man har live-streamade föreläsningar?

Ja! Det är viktigt att man har många små pauser/bensträckare eftersom det blir svårt både att prata och att lyssna länge. Du kan också flytta fokus från dig själv och dela upp studenterna i breakout rooms där de diskuterar något som anknyter till det som du har föreläst om.

Kan man vid examination försäkra sig om att deltagarna är de de säger sig vara?

Ja, genom att studenterna startar sin kamera och visar en identitetshandling kan du se att det är rätt person som examineras. Tänk då också på att kameran behöver vara påslagen genom hela examinationen för att säkerställa att det fortsatt är studenten som genomför examinationen. Observera att detta i huvudsak gäller vid muntlig examination. Om du överväger att ha motsvarande en salstentamen på distans behöver ytterligare åtgärder vidtas för att minska risken för orättvisa förutsättningar och för att säkerställa en rättssäker examination, åtgärder som kan vara svåra att hantera. Det är därför bra att så långt det är möjligt använda sig av andra examinationsformer.

Jag vill inte att min föreläsning ska gå att ladda ner från Canvas. Hur ska jag göra?

Ladda upp din inspelning på GU Play och bädda sedan in inspelningen i Canvas. Det går inte att helt förhindra någon från att göra kopior av inspelade föreläsningar eftersom den som verkligen vill helt enkelt kan göra en inspelning av skärmen där föreläsningen pågår.